Quelles sont les garanties que doit offrir l’envoi des bulletins de paie aux salariés ?
A ce sondage proposé, voici la réponse détaillée pour vous orienter.
La remise par l’employeur du bulletin de paie sous forme électronique est régie par le code du travail.
Un espace de conservation sécurisé doit offrir ces trois garanties :
Intégrité : le bulletin de paie doit être complet, sans altération ni modification, pour que le salarié puisse avoir confiance en son contenu.
Confidentialité : les données personnelles contenues dans le bulletin de paie doivent être protégées et ne doivent pas être accessibles à des personnes non autorisées.
Disponibilité : le bulletin de paie doit être accessible par le salarié à tout moment pendant la durée réglementaire de conservation.
Attention le RGPD vient compléter les exigences réglementaires sur les aspects relatifs à la confidentialité car les bulletins de paie contiennent des données personnelles.
⚠Nous ne vous enverrons donc plus de bulletins de paie par mail, pour les raisons suivantes :
L’intégrité du document en pièce jointe d’un email n’est pas garantie, ce qui peut entraîner des risques d’altération ou de perte de données.
Il n’y a aucune garantie quant au processus de délivrabilité, ce qui peut entraîner des risques de non-remise des bulletins de paie et donc des sanctions financières pour l’ employeur.
Le bulletin de paie envoyé par email est également interceptable et copiable, ce qui peut entraîner des risques de divulgation des données personnelles des salariés.
L’envoi par email ne permet pas de garantir une conservation et une accessibilité aux bulletins de paie pendant les durées réglementaires, ce qui peut entraîner des risques de non-conformité vis-à-vis de la législation en vigueur.
En effet, ERH met à disposition de ses clients, un outil Silae avec un espace sécurisé en ligne où ils peuvent accéder à leurs bulletins de paie en toute confidentialité et les conserver pendant les durées réglementaires.